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Was ist Direktverkauf?

Neben dem Verkauf von Tickets über den Eventjet Online-Shop, stehen Ihnen als Veranstalter auch verschiedene Möglichkeiten des „Direktverkaufes“ von Tickets über Eventjet zur Verfügung. Im Direktverkauf werden Tickets direkt vom Gastgeber an den Gast ausgegeben.

Die so entstandenen Erlöse bei jedem Ticketkauf direkt vom Gast auf Ihr Konto überwiesen. Daher stehen Ihnen diese unmittelbar und ohne Verzögerung zur Verfügung.

Beispiele für direkt verkaufte Tickets sind:

  • Barverkauf von Ticket in Ihrem eigenen Verkaufsbüro
  • Verkauf von Ticket über das Eventjet Reservierungssystem
  • Verkauf von Tickets über Ihre Vorverkaufsstellen
  • Verkäufe über Eventjet Vertriebspartner
  • etc.

Erste Schritte – Übersicht der Funktionen

Im Hauptmenü „Direktverkauf“ (links) finden Sie alle relevanten Funktionen um Tickets direkt an den Ticketkäufer auszugeben.

Der Direktverkauf ist, je nach Funktion, in drei Tabs geteilt

Tab 1  Verkäufe

In dieser Ansicht finden Sie alle bereits getätigten/eingebuchten Direktverkäufe. Zu Beginn ist diese Ansicht naturgemäß leer. Sobald Sie beginnen Direktverkäufe einzubuchen, füllt sich diese Ansicht mit Daten:

„Order“  Die Ordernummer wird von System automatisch vergeben und ist mit einer bestimmten Buchung fix verknüpft

„Besteller“  Bei der Erstellung einer Order können Sie Kundendaten eingeben die Ihnen dabei helfen die Order später dem Besteller zuzuordnen. Ist der Vorname und/oder der Nachname des Bestellers eingegeben, werden diese Infos hier eingeblendet. Wurden weder Vorname noch Nachname eingetragen, wird die Bestellnummer angezeigt.

„Event“  Zeigt den Namen der Veranstaltung in dieser Order. Ist in einer Order mehr als ein Event enthalten erscheint der Verweis „mehrere Events“

„Ticket“  Zeigt die Gesamtanzahl der in der Order enthaltenen Tickets

„Preis“ Zeigt die Summe der Ticketpreise dieser Order

„Erstellt“ Zeigt das Erstellungsdatum der Order

„Ablauf“ Zeigt bis wann die Bestellung auf weitere Aktionen (z.B. die Überweisung des Ticketpreises auf das Konto des Veranstalters) wartet. Ist dieses vom Ersteller der Order eingegebene Datum erreicht, wechselt der Status der Order auf „Überfällig“ (Siehe Status)

„Staus“ Eine Order kann mehrere Stati aufweisen.

  • Offen – Die Bestellung wurde eingebucht und wartet auf eine weitere Aktion wie z.B. Bezahlung der Tickets oder Abholung der Tickets.
  • Überfällig – Der vorab definierte Zeitpunkt einer erwarteten Aktion z.B. Bezahlung, Abholung, etc. ist überschritten und die Order wartet auf weitere Aktion durch den Nutzer.
  • Fertig –  Die Order wurde bereits abgeschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden

„Bestätigungsmail“ Zeigt an ob der Kunde für die Bestellung bereits eine Bestätigung erhalten hat. Der Inhalt des Bestätigungsmails ist der ausgewählten Bezahlart der Order angepasst.

„Ticketmail „Zeigt an ob der Kunde die Tickets bereits erhalten hat die in der Order enthalten waren.

Tab 2  Gebühren

In dieser Ansicht legen Sie fest, ob und welche Gebühren dem Ticketkäufer bei einer Bestellung aus dem Direktverkauf belastet werden. Die Anwendungsbeispiele einer solchen Gebühr sind vielfältig. Sie reichen von einer Zusatzgebühr für den Postversand von Tickets bis hin zu einer Reservierungsgebühr für die telefonische Bestellannahme.

  • Eine Gebühr kann sowohl auf Ebene einer Bestellung, als auch auf Ticketebene festgelegt werden
  • Eine Gebühr kann sowohl einen fixen als auch einen variablen Anteil enthalten
  • Eine Gebühr kann beim Anlegen einer neuen Bestellung entweder automatisch angewendet werden oder mit einem Klick manuell hinzugefügt werden

Tab 3  Kassentickets

Neben dem Verkauf von Tickets (Online oder im Direktverkauf) kann es notwendig sein, fertige Tickets (Zählkarten) zu verwenden. Beispiele dafür sind Tickets die bei einem Verkaufspartner aufgelegt/verkauft werden sollen oder Restkarten die an der Tages/Abendkasse eingesetzt werden. Diese Kassentickets sind für den Veranstalter kostenfrei und können für jede Veranstaltung getrennt erstellt werden.


Neuen Direktverkauf erstellen

So gehen Sie vor um einen neuen Direktverkauf zu erstellen:

  • Klicken Sie im Hauptmenü (links) auf „Direktverkauf“
  • Klicken Sie auf „+Neuer Direktverkauf“ (rechts oben)

Die Funktion Direktverkauf ist in die beiden Reiter Tickets und Kunde aufgeteilt.

  • Im Tab Tickets legen Sie fest welche Tickets zu dieser Bestellung hinzugefügt werden solle.
  • Im Tab Kunde können optional Kundendaten zu dieser Order hinzugefügt werden.

Tab Tickets

1 Eventauswahl Wählen Sie für welches Event Tickets in diese Order eingebucht werden sollen. Es können Tickets aus beliebig vielen Events in eine Order eingebucht werden.

2 Auswahl der Tickets Wählen Sie aus wie viele Ticket aus welcher Kategorie in diese Order eingebucht werden sollen. Werden bei einer Veranstaltung sowohl Freie Platzwahltickets als auch Sitzplätze (Saalplanbuchung) angeboten, wählen Sie zuerst die Tickets mit freier Platzwahl und danach die Tickets mit Sitzplatz.

3 Prüfen des Warenkorbes Prüfen Sie die ausgewählten Tickets und nutzen Sie praktische Zusatzfunktionen

  • Die im Punkt 2. Eventauswahl ausgewählten Tickets werden automatisch in den Warenkorb (rechts) übernommen
  • Über das Overflow-Menü (drei Punkte rechts neben der Ticketkategorie) können sie für jedes Ticket im Warenkorb weitere Aktionen wie Rabattcode anwenden oder dieses Ticket aus dem Warenkorb entfernen auswählen
  • Wählen die die Bezahlart (Bar, Erlagschein, Überweisung, etc.) die bei dieser Order zur Anwendung kommen soll. Je nach Auswahl wird diese Bezahlart gespeichert und in den Berichten abgebildet. Damit können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Transaktion wie bezahlt wurde.
  • Mit der Funktion +Rechnungszeile hinzufügen können Sie bei Bedarf direkt im Warenkorb den Rechnungsbetrag für diese Bestellung korrigieren
    • Die Bezeichnung der Rechnungszeile ist frei wählbar z.B. Preisnachlass -10,00€ oder Aufschlag +10,00€
    • Der Korrekturbetrag kann ein positives oder ein negatives Vorzeichen haben
    • Diese Rechnungszeile wird mit dem eingetragenen Wert in der Buchung und der dazugehörigen Rechnung berücksichtigt

Tab Kunde

Nachdem die gewünschten Tickets ausgewählt wurden, können dieser Order optional Kundendaten hinzugefügt werden. Dies ins insbesondere dann wichtig, wenn z.B. eine telefonische Reservierung entgegengenommen werden soll.

„Anrede“ Es können hier die Ausprägungen Herr/Frau/Sonstige zur Anwendung kommen. Die eingetragene Anrede wird in weiterer Folge in alle Rechnungsdokumente übernommen

„E-mail“ Sofern dieses Feld ausgefüllt wurde, können dem Kunden sowohl die Reservierungsbestätigung als auch Tickets elektronisch zugesendet werden. Ist keine E-mailadresse hinterlegt, kann diese Funktion naturgemäß nicht genutzt werden.

„Vorname“ Der Vorname wird, gemeinsam mit dem Nachnamen, auf allen Rechnungsdokumenten und auf den Tickets aufgedruckt

„Nachname Der Nachname wird, gemeinsam mit dem Vornamen, auf allen Rechnungsdokumenten und auf den Tickets aufgedruckt

„Firma“ Der Nachname wird, gemeinsam auf allen Rechnungsdokumenten verwendet

„Telefon“ Wird dieses Feld ausgefüllt wird auch die Telefonnummer des Bestellers gespeichert

„Straße“ Wird diese Feld ausgefüllt, wir diese Information mit den Käuferdaten auf der Rechnung aufgedruckt

„Postleitzahl“ Wird diese Feld ausgefüllt, wir diese Information mit den Käuferdaten auf der Rechnung aufgedruckt

„Land“ Wird diese Feld ausgefüllt, wir diese Information mit den Käuferdaten auf der Rechnung aufgedruckt

„Notizen“ Notizen können beliebig eingegeben werden. Diese Notiz wird in der Order abgebildet und dient ausschließlich Ihrer internen Information

„Gültig bis“ Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt die Order im Status „Offen“ (Siehe Erste Schritte => 1. Verkäufe => Status).

  • Wird dieser Zeitpunkt überschritten, wechselt der Status der Order in der Übersicht aller Orders auf „Überfällig“
  • Durch Klicken auf die jeweilige Order kann diese bearbeitet oder auch gelöscht werden

Ermäßigungsgruppen

Manchmal gewähren Veranstalter bestimmten Kundengruppen wie Senioren, Studenten, Besitzern einer Clubkarte, etc. Preisnachlässe beim Ticketkauf.

Um die Anwendung dieser Preisnachlässe im Direktverkauf so gering wie möglich zu halten, können bereits vorab bestimmte Ermäßigungsgruppen mit dem dazugehörigen Preisnachlass in % definieren.

Beim Einbuchen eins Direktverkaufes ins System kann diese vordefinierte Preisgruppe mit dem entsprechenden Preisnachlass mit einem Klick zur Anwendung gebracht werden.

Um eine Ermäßigungsgruppe anzulegen, gehen sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü (links) auf „Direktverkauf
  2. Klicken Sie auf den Tab „Ermäßigungsgruppen
  3. Klicken Sie auf „+Neue Ermäßigungsgruppe“ (rechts oben)
  4. Geben Sie den Namen dieser Ermäßigungsgruppe ein (Studenten, Senioren, Club Mitglieder, etc.)
  5. Wählen sie den dazugehörigen Preisnachlass dieser Gruppe ein
  6. Klicken Sie auf „Ermäßigungsgruppe erstellen“ um die Eingaben zu speichern

Um eine bereits angelegte Ermäßigungsgruppe anzuwenden gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf im Hauptmenü (links) auf den Menüpunkt „Direktverkauf
  2. Klicken „+neuer Direktverkauf“ (rechts oben)
  3. Wählen Sie das Event aus für welches der Direktverkauf erstellt werden soll
  4. Wählen Sie im Tab „Tickets“ die Tickets aus die in dieser Bestellung sein sollen.
  5. Klicken Sie auf das Overflow-Menü (drei vertikale Punkte) neben dem Ticket welches rabattiert werden soll
  6. Wählen Sie „Rabatt anwenden
  7. Wählen sie die gewünschte Ermäßigung aus
  8. Klicken Sie auf „Rabatt anwenden“ um die Auswahl zu speichern

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