1. Dokumentation
  2. Saalplanbuchung

Erstellen eines Saalplanes

Geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit sich über interaktive Saalplanbuchung direkt auf einen Sitzplatz oder auf einen bestimmten Tisch einzubuchen.

Voraussetzung für die interaktive Saalplanbuchung ist die Erstellung des Saalplanes gemäß Ihren Vorgaben.

Um einen Saalplan zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Senden Sie einen Entwurf Ihres Saalplanes an unser Team
  • Sie erhalten von uns daraufhin ein unverbindliches Angebot für die Erstellung des Saalplanes. Je nach Komplexität liegen die damit verbundenen Kosten durchschnittlich bei 150€ pro Saalplan.
  • Nach Kontrolle und Abnahme durch den Veranstalter, wird dieser Ihrem Account zugewiesen
  • Der zugewiesene Saalplan steht Ihnen dann für alle Ihre Veranstaltungen kostenfrei zur Verfügung

Erstellen eines Events mit Saalplanbuchung

Um eine Event mit Saalplanbuchung zu erstellen, gehen sie folgendermaßen vor:

1. Eventinfos eingeben

Geben Sie die wichtigsten Parameter ihrer Veranstaltung ein.

„Eventtitel“ Wählen Sie einen einfachen und möglichst kurzen Namen für Ihre Veranstaltung.

„Eventuntertitel“ Sie können optional einen Untertitel Ihrer Veranstaltung wählen. Danach wird dieser Untertitel im Ticketshop als Ergänzung zum Eventtitel angezeigt

„Beginn und Ende“ Geben Sie an wann Ihre Veranstaltung beginnt und wann sie endet

„Kategorie“ Wählen Sie eine passende Kategorie für Ihre Veranstaltung. Dadurch kann Ihr Event besser beworben und gefunden werden

„Sitzplan“ Wählen Sie über die Schalter jene Sitzpläne aus, die Sie bei diesem Event verwenden möchten.

„Veranstaltungsort“ Wenn sie einen neuen Veranstaltungsort verwenden, ergänzen Sie bitte die Adresse dieser Location.  Wenn Sie bereits einen Veranstaltungsort gespeichert haben, können Sie diesen mit der Funktion „Meine Locations“ über das Drop Down Menü übernehmen.

Klicken Sie auf „Weiter zu Tickets“ um zum nächsten Schritt „Tickets“ zu gelangen


2. Tickets anlegen

Geben Sie ein, welche Ticketkategorien Sie für Ihre Veranstaltungen benötigen.

„Name der Ticketkategorie“  Wählen Sie eine kurze und einfache Bezeichnung (max. 90 Zeichen). Wenn eine Ticketkategorie mehr Infos beinhalten soll, können Sie in den „Erweiterten Einstellungen“ jederzeit einen Zusatztext hinzufügen.

„Sitzplankategorie“Weisen Sie der Ticketkategorie einen Sitzplankategorie zu

„Ticketpreis“ Geben Sie den Ticketpreis (inklusive USt) ein.

„Verfügbar“ Geben Sie an wie viele Tickets von dieser Kategorie maximal verfügbar sein sollen.  Diese Zahl können Sie im Laufe der Veranstaltung jederzeit anpassen. Wenn Sie keine Anzahl angeben, werden in dieser Kategorie unbegrenzt viele Tickets  ausgegeben.

„Max. Besucheranzahl“ Optional können Sie die Anzahl der Gesamtbesucher pro Event begrenzen. Wird diese Grenze erreicht, wird der Verkauf aller verfügbaren Ticketkategorien beendet, auch wenn es in den einzelnen Ticketkategorien noch verfügbare Tickets geben sollte. Diese Grenze kann im Verlauf der Veranstaltung jederzeit angepasst werden.

Bitte klicken Sie auf „Weiter zu Ticketdesign“ um zum nächsten Schritt „Ticketdesign“ zu gelangen.


3. Ticketdesign anpassen

Da dem Gast die Tickets als Print@Home Tickets zugestellt werden, ist das Standardformat der Tickets DIN A4.

Dieses DIN A4 Ticket können Sie nach Ihren Vorstellungen gestalten indem Sie eine passende Grafik und/oder Texte hinzufügen.

„Grafik auf dem Ticket“ Durch Hochladen einer Grafik (JPG oder PNG) können Sie Ihre Tickets gestalten. Diese Grafik wird grundsätzlich auf allen Tickets dargestellt.

Infotext für alle Ticketkategorien“ Durch klicken auf die gelbe Fläche können Sie einen Text eingeben, der für alle Ticketkategorien gilt.

„Infotext für diese Ticketkategorie“ durch klicken auf dieses Optionsfeld, können Sie einen Text hochladen, der nur auf der ausgewählten Ticketkategorie aufgedruckt wird.

Bitte klicken Sie auf „Weiter zu Eventoptionen“ um zum nächsten und letzten Schritt „Optionen“ zu gelangen.


4. Optionen auswählen

Im Menü „Optionen“ können Sie auf Eventebene erweiterte Einstellungen vornehmen. Diese Optionen wirken Sich dann auf die gesamte Veranstaltung aus.

Beispiele möglicher Optionen:

  • Spesenaufteilung ändern. Mit dieser Option können Sie auf Eventebene festlegen wer die Gebühren tragen soll und wie diese dargestellt werden
  • Sichtbarkeit dieses Events im Shop
  • Gesamtbesucheranzahl limitieren
  • Steuereinstellungen dieses Events ändern
  • Eventdetails oder Veranstaltungsprogramm hinzufügen
  • Dieses Event kostenlos im Eventkalender bewerben
  • Werbebanner für dieses Event hochladen

5. Aktivieren des Events

Jedes Event wird so lange als „Entwurf“ gespeichert, bis Sie mit der Eingabe Ihrer Eventdetails fertig sind. Fertig ist das Event dann, wenn die wichtigsten Eventinfos eingetragen sind. Nun können Sie das Event durch klicken auf „Event aktivieren“ (rechts oben) aktivieren.

Neben dem erstellten Account sind die Mindestanforderungen für Events:

  • Eingetragener Eventname
  • Beginn & Enddatum des Events
  • Eingetragener Veranstaltungsort
  • Mindestens eine angelegte Ticketkategorie

Kontingentverwaltung

Wenn Sie ein Event mit Saalplanbuchung erstellt haben, sind grundsätzlich alle verfügbaren Sitzplätze/Tische für den Onlineverkauf freigegeben.

Manchmal kann es notwendig sein, einige der verfügbaren Sitzplätze/Tische vom Onlineverkauf auszunehmen. In diesem Fall hilft Ihnen die „Kontingente“ Funktion diese Plätze zu verwalten.

Kontingente haben folgende Eigenschaften:

  • Sitzplätze die in ein Kontingent gebucht werden sind online nicht mehr verfügbar
  • Kontingente können für jedes Event einzeln festgelegt werden
  • Plätze/Tische die in ein Kontingent gebucht wurden können, falls gewünscht,  über den Direktverkauf (Reservierungen, Barverkauf, etc. ausgegeben werden.
  • Plätze/Tische die in ein Kontingent gebucht wurden, können an Drittanbieter zu Verkauf freigegeben werden
  • Plätze/Tische die in ein Kontingent gebucht wurden können jederzeit wieder freigegeben werden. Durch die Freigabe eines Platzes/Tisches ist dieser Platz/Tisch sofort wieder im Onlineverkauf verfügbar.

Erstellen eines Kontingents

Um ein Kontingent zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Hauptmenü (links) auf „Events

2. Wählen Sie das gewünschte Event aus für welches ein Kontingent erstellt werden soll

3. Klicken Sie auf den Tab „Kontingente

4. Klicken Sie auf „Neues Kontingent

5. Wählen Sie je nach Verwendungszweck einen kurzen Namen für das Kontingent z.B. Sponsoren, Gäste, etc.

6. Wählen Sie den Saalplan für welches das Kontingent gelten soll

7. Wählen Sie die Plätze aus die in dieses Kontingent gebucht werden sollen


Bearbeiten eines Kontingents

Bereits angelegte Kontingente können jederzeit bearbeitet werden.

  • Es können zusätzliche Plätze/Tische in bereits bestehende Kontingente hinzufügt werden
  • Es können Plätze/Tische aus einen Kontingent wieder entfernen.
  • Plätze/Tische können von einem Kontingent auf ein anderes übertragen werden

Direktverkauf

Wurden Plätze/Tische in Kontingente gebucht, stehen diese automatisch nicht mehr für den Onlineverkauf zur Verfügung.

Als Veranstalter haben Sie über den Direktverkauf natürlich dennoch Zugriff auf diese Plätze.

So gehen Sie vor um einen neuen Direktverkauf zu erstellen:

  • Klicken Sie im Hauptmenü (links) auf „Direktverkauf“
  • Klicken Sie auf „+Neuer Direktverkauf“ (rechts oben)

Die Funktion Direktverkauf ist in die beiden Tabs Tickets und Kunde aufgeteilt.

  • Im Tab Tickets legen Sie fest welche Tickets zu dieser Bestellung hinzugefügt werden solle.
  • Im Tab Kunde können optional Kundendaten zu dieser Order hinzugefügt werden.

Tab Tickets

1 Eventauswahl Wählen Sie für welches Event Tickets in diese Order eingebucht werden sollen. Es können Tickets aus beliebig vielen Events in eine Order eingebucht werden.

2 Auswahl des Kontingents aus welchem die Tickets erstellt werden sollen

3 Auswahl der Tickets Wählen Sie aus wie viele Ticket aus welcher Kategorie in diese Order eingebucht werden sollen. Werden bei einer Veranstaltung sowohl Freie Platzwahltickets als auch Sitzplätze (Saalplanbuchung) angeboten, wählen Sie zuerst die Tickets mit freier Platzwahl und danach die Tickets mit Sitzplatz.

4 Prüfen des Warenkorbes Prüfen Sie die ausgewählten Tickets und nutzen Sie praktische Zusatzfunktionen

  • Die im Punkt 2. Eventauswahl ausgewählten Tickets werden automatisch in den Warenkorb (rechts) übernommen
  • Über das Overflowmenü (drei Punkte rechts neben der Ticketkategorie) können sie für jedes Ticket im Warenkorb weitere Aktionen wie Rabattcode anwenden oder dieses Ticket aus dem Warenkorb entfernen auswählen
  • Wählen die die Bezahlart (Bar, Erlagschein, Überweisung, etc.) die bei dieser Order zur Anwendung kommen soll. Je nach Auswahl wird diese Bezahlart gespeichert und in den Berichten abgebildet. Damit können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Transaktion wie bezahlt wurde.
  • Mit der Funktion +Rechnungszeile hinzufügen können Sie bei Bedarf direkt im Warenkorb den Rechnungsbetrag für diese Bestellung korrigieren
    • Die Bezeichnung der Rechnungszeile ist frei wählbar z.B. Preisnachlass -10,00€ oder Aufschlag +10,00€
    • Der Korrekturbetrag kann ein positives oder ein negatives Vorzeichen haben
    • Diese Rechnungszeile wird mit dem eingetragenen Wert in der Buchung und der dazugehörigen Rechnung berücksichtigt

Tab Kunde

Nachdem die gewünschten Tickets ausgewählt wurden, können dieser Order optional Kundendaten hinzugefügt werden. Dies ins insbesondere dann wichtig, wenn z.B. eine telefonische Reservierung entgegengenommen werden soll.

„Anrede“ Es können hier die Ausprägungen Herr/Frau/Sonstige zur Anwendung kommen. Die eingetragene Anrede wird in weiterer Folge in alle Rechnungsdokumente übernommen

„E-mail“ Sofern dieses Feld ausgefüllt wurde, können dem Kunden sowohl die Reservierungsbestätigung als auch Tickets elektronisch zugesendet werden. Ist keine E-mailadresse hinterlegt, kann diese Funktion naturgemäß nicht genutzt werden.

„Vorname“ Der Vorname wird, gemeinsam mit dem Nachnamen, auf allen Rechnungsdokumenten und auf den Tickets aufgedruckt

„Nachname Der Nachname wird, gemeinsam mit dem Vornamen, auf allen Rechnungsdokumenten und auf den Tickets aufgedruckt

„Firma“ Der Nachname wird, gemeinsam auf allen Rechnungsdokumenten verwendet

„Telefon“ Wird dieses Feld ausgefüllt wird auch die Telefonnummer des Bestellers gespeichert

„Straße“ Wird diese Feld ausgefüllt, wir diese Information mit den Käuferdaten auf der Rechnung aufgedruckt

„Postleitzahl“ Wird diese Feld ausgefüllt, wir diese Information mit den Käuferdaten auf der Rechnung aufgedruckt

„Land“ Wird diese Feld ausgefüllt, wir diese Information mit den Käuferdaten auf der Rechnung aufgedruckt

„Notizen“ Notizen können beliebig eingegeben werden. Diese Notiz wird in der Order abgebildet und dient ausschließlich Ihrer internen Information

„Gültig bis“ Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt die Order im Status „Offen“ (Siehe Erste Schritte => 1. Verkäufe => Status).

  • Wird dieser Zeitpunkt überschritten, wechselt der Status der Order in der Übersicht aller Orders auf „Überfällig“
  • Durch Klicken auf die jeweilige Order kann diese bearbeitet oder auch gelöscht werden

Sitzinfo

Damit Sie als Veranstalter zu jeder Zeit den Überblick über Ihre Saalpläne und die damit verbundenen Buchungen behalten, steht Ihnen die Funktion „Sitzinfo“ zur Verfügung.

Die Sitzinfo zeigt Ihnen:

  • Wer einen Platz/Tisch gebucht hat
  • Welche Kategorien an einem speziellen Platz/Tisch verfügbar sind
  • Wie viele Plätze an einem Tisch noch frei sind

Um das Sitzinfo Menü aufzurufen gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü (links) auf den Menüpunkt „Events“
  2. Klicken Sie auf den Tab Sitzinfo
  3. Klicken Sie auf den Saalplan in dem Sich der gesuchte Platz/Tisch befindet
  4. Klicken Sie auf den gesuchten Tisch um die Sitzinfo anzuzeigen

 

Haben Sie noch Fragen? Unser Team kann helfen. Kontaktieren Sie uns.